Wie viele andere Institutionen und Organisationen verlassen sich auch viele Gemeinden Österreichs auf die rasche Informationsweitergabe durch Newsletter. Durch intelligente E-Mail-Verteiler lassen sich so bequem alle Interessierten mit Informationen versorgen. Doch ist es noch erlaubt, Kontaktdaten auf diese Art und Weise zu speichern? Und wie sieht es mit der Abbestellung solcher Newsletter aus?

FH-Prof. Mag. Dr. Peter Burgstaller beantwortete im Expertentalk alle Fragen zum Thema „E-Mail und Newsletter„. Im Video können Sie die Antworten im Wortlaut hören. Hier haben wir die Antworten nochmal für Sie schriftlich zusammengefasst.

Im Zuge des Inkrafttretens der DSGVO wurde es für Institutionen, aber auch Unternehmen verpflichtend, dass es die aktive Zustimmung/Anmeldung für Abonnenten eines Newsletters gibt. Aus diesem Grund wurden viele Bürger vor dem Inkrafttreten der DSGVO noch mit Zustimmungsaufforderungen überhäuft. Allerdings haben sich auch vor dem Inkrafttreten der DSGVO schon Personen aktiv für einen Newsletter angemeldet. Reicht es in solchen Fällen, den Datenschutzhinweis auf der Homepage zu platzieren, oder muss im Newsletter noch einmal explizit darauf eingegangen werden?

Peter Burgstaller meint, dass es in den Fällen, wo eine Person bereits aktiv (mit dem Abonnement) eingewilligt hat, ein erneuter Hinweis im Newsletter nicht notwendig ist. Eine bereits im Vorfeld zur DSGVO gegebene Zustimmung, in Form von aktivem Eintragen in den Verteiler, behält seine Gültigkeit – diese Personen werden auch in Zukunft Newsletter–Zusendungen rechtskonform erhalten.

Dr. Burgstaller mahnt aber, die Option des „Newsletter abbestellen“-Buttons nicht zu vergessen – es muss bei jeder Aussendung die Möglichkeit gegeben sein, den Dienst abzubestellen.

Stichwort Outlook: Das praktische Termin-, Aufgaben- und E-Mail Verwaltungsprogramm birgt ein nicht zu vernachlässigendes Datenschutzrisiko. Wenn eine Mail an mehrere Empfänger versendet wird, sieht man in der „AN:“ oder „CC:“ Zeile, wer, abgesehen von einem selbst, noch Adressat der Mail war. Braucht man hier bereits eine Zustimmung für dieses Vorgehen, oder nur dann, wenn der Empfängername auch im Klartext dabeisteht?

Dr. Burgstaller klärt eingangs, dass E-Mail Adressen oder auch IP-Adressen zu den personenbezogenen Daten zählen und dementsprechend auch geheim gehalten werden müssen. Wenn also Adressen im „AN:“ oder „CC:“ Feld sichtbar sind, ist dies nicht rechtskonform. Der pragmatische Weg ist die „BCC:“-Zeile zu verwenden, da hier Empfänger nicht sehen können, an wen die Mail gegangen ist. Sollte man die Zustimmung aller Beteiligten haben, kann man aber bedenkenlos „AN:“ oder „CC:“ verwenden. (Wie sie zur Verwendung des BCC-Feldes kommen entnehmen Sie den Screenshots auf der linken Seite)