Alle Welt spricht heutzutage von der „Cloud“ (digitale „Wolke“). Gemeint ist damit ein nahezu unbegrenzt großer Datenspeicher im Internet. Das bringt die Fragen mit sich, wo sich die Daten tatsächlich befinden (Datenschutz) und wie verlässlich die Daten gesichert werden (Datensicherheit). In Zeiten der Corona-Krise und steigender Dateigrößen wird ein Cloudspeicher für jede Gemeinde immer mehr zum Thema.

Über den Wolken – oder mittendrin

Der Cloudspeicher ist in zwei Bereiche geteilt: in die „Applikations-Cloud“ und die „Allgemeine Daten-Cloud“. Mit „Applikations-Cloud“ ist die Business-Software, die im Internet läuft, gemeint. Dazu zählt die Office365-Suite von Microsoft genau sowie die Gemcloud der Oö. Gemdat oder die Sitzungsverwaltungssoftware Session.Net. Dazu gehören natürlich auch die Daten und Dateien die damit erstellt werden.

Allgemeine Daten-Cloud

Viele von uns nützen für private Zwecke die Cloud-Speicher von Microsoft (OneDrive), Google (Google Drive) oder Apple (iCloud), die zumeist mit bis zu 5 GB gratis an die Mailbox gekoppelt sind. Professionelle Datenclouds wie „Onedrive for Business“ versprechen Datenschutz und Datensicherheit, jedoch ist nicht ganz klar, wo sich die Daten tatsächlich befinden. Beispielsweise hat Microsoft Rechenzentren in Österreich und baut diese auch aus, aber eine tatsächliche Klarheit nach der DSGVO besteht nicht.

Beispiele für die Gemeinde-Daten-Cloud

Für welche Gemeindezwecke wird eine allgemeine Daten-Cloud immer bedeutsamer?

Zu den Anwendungsbereichen zählen etwa:

• Gemeindezeitung: Transfer der vielen Fotos und Texte zur Druckerei
• Gemeinderat und Ausschüsse: Übermittlung der Amtsvorträge, Fotos und Pläne an die Gemeinderatsmitglieder (soferne keine Sitzungssoftware im Einsatz ist)
• Agenda21-Projekte: Zusammenarbeit mit der interessierten Bevölkerung über einen Cloud-Speicher, der sowohl Uploads als auch Downloads zulässt
• Örtliches Entwicklungskonzept: Kooperation mit den Architekten und Fachleuten mit einer Masse an Projekten, Plänen und Konzepten
• Bürgerbeteiligungsprojekte

Cloud birgt viele Vorteile

Kremsmünster arbeitet mit der Gemeindecloud, unter anderem für Sitzungen, das Örtliche Entwicklungskonzept und für die Gemeindenachrichten.

Es geht darum, dass die vielen durch den Cyberspace geschickten Mails mit den oft vielen Beilagen mehr zur Verwirrung als zum aktuellen Stand der Dinge beitragen. Weiters sind die Mailanhänge zumeist mit 10 MB begrenzt und auch damit platzen bereits immer mehr Postfächer.

Ein Cloudspeicher löst diese Probleme, da Speicherplatz je nach Bedarf zugekauft wird und vor allem Verzeichnisse (z.B. ÖEK) mit Unterkapiteln und verschiedenen Berechtigungen samt Abstufungen angelegt werden können.

In Österreich wird seit einiger Zeit die DSGVO-konforme Behördencloud diskutiert, also eine „Österreich-Cloud“, die eine Art Binnenmarkt für behördliche Daten darstellt. Während der Bund noch grübelt hat die Firma IT-Kommunal gemeinsam mit dem Städtebund in den letzten Monaten die „Gemeindecloud.at“ entwickelt und stellt diese bis Ende des Jahres den Gemeinden und Städten in Österreich gratis zur Verfügung unter www.gemeindecloud.at

Diese Gemeindecloud wird schon nach drei Monaten von derzeit rund 20 mittleren bis größeren Gemeinden mit einem Volumen von 900 GB genützt. Angesichts der bedrückenden Corona-Situation wird mit einem steigenden Zustrom von Gemeinden gerechnet.

Die Gemeindecloud als „File Sharing“-Plattform kann, was sie können muss:

• DSGVO-konform
• unkompliziertes Erstellen von Verzeichnissen
• rasches Hineinkopieren oder Uploaden von Dateien
• Erstellen von Verlinkungen für den Download
• Erstellen von Freigaben mit verschiedenen Berechtigungsstufen
• Favoriten erstellen
• Vorgänge von allen internen Benutzern nachvollziehen
• Verrechnung nur nach Speicherplatz, unlimitierte Anzahl der Benutzer

In der Fachsprache wird als „File Sharing“ eine Online-Dateiablage genannt, die es Nutzern erlaubt, Dateien über das Internet oder ein Unternehmensnetzwerk auf einem zentralen Datenspeicher abzulegen und über einen Webbrowser darauf zuzugreifen. Zusätzlich lassen sich die Dateien auch mit anderen Personen teilen.

Datenaustausch muss mit der Zeit gehen

In Zeiten des vermehrten Datenaustausches mit immer größeren Dateien geht es darum, die richtigen Medien auszuwählen. Diskette, CD und USB waren früher, heute ist es die Cloud. Der erste Erfahrungsbericht des OÖ Gemeindebund zeigt, dass sowohl die Gemeindemandatare als auch Architekten und Sachverständiger äußerst zufrieden mit dieser neuen Form der Online-Zusammenarbeit sind und damit Zeit und Geld sparen. Mit der Gemeindecloud sind sowohl der Datenschutz als auch die Datensicherheit gewährleistet.

-R. HAIDER, OÖ GEMEINDEBUND