In den ersten Wochen und Monaten des neuen Jahres sind neben dem Buchungsschluss des Jahres 2021 die Arbeiten im Zusammenhang mit der Erstellung des Rechnungsabschlusses und der Steuererklärungen zu erledigen. Zur Bewahrung des Überblickes ist ein Zeitplan mit den abzuarbeitenden Arbeitsschritten sinnvoll. Nachfolgend finden Sie eine Checkliste mit Arbeitsschritten, welche Sie auf Ihre Gemeinde adaptieren und erweitern können

Erstellung Rechnungsabschluss

Der Rechnungsabschluss 2021 ist zwar schon der zweite, welcher nach der neuen VRV 2015 erstellt wird, dennoch kann der eine oder andere Arbeitsschritt in diesem Zusammenhang noch neu sein:

Allgemeines

Bei der Erstellung des Rechnungsabschlusses können folgende Punkte für die Vorbereitungen hilfreich sein:

Bekanntgabe des vom Gemeinderat gewählten Stichtags, bis zu welchem Rechnungen in die Erstellung des Rechnungsabschlusses einfließen

• Wesentliche Abweichungen VA-RA sind zu begründen → keine genauen Ausführungen in VRV15, möglich GR-Beschluss über Abweichungshöhe (ähnlich wie VRV97)
• Keine Beilage von An-/Beilagen ohne Wertangaben
• Bericht über alle im Jahr neu getätigten Finanzgeschäfte und einen Bericht zum Schuldenstand (siehe z. B. für NÖ: § 84 vorletzter Satz NÖ GO) → kann im Zuge des Vorberichtes erwähnt werden
• Beilage von Jahresabschlüssen von § 1 (2) Unternehmen lt. VRV2015
• Barrierefreie Bereitstellung ohne Angabe schützenswerter personenbezogener Informationen im Internet (§ 15 Abs. 5 VRV 2015)

Mögliche Kontrolltätigkeiten

Diese gehen zum Teil Hand in Hand mit der Erstellung der Steuererklärungen und können auch in einem Punkt abgearbeitet werden:

• Durchsicht Konten auf Buchungsfehler
• Kontrolle hinterlegter Steuerschlüssel und Steuersätze
• Abstimmung Vermögensverzeichnis:
  • Kontrolle Aufwandskonten, ob Ausgaben zu einem Vorhaben zu aktivieren sind à Umbuchung notwendig
  • Kontrolle/Abstimmung, ob offene Bauvorhaben abgeschlossen sind und alle Teil-/Schlussrechnungen vorhanden sind
  • Kontrolle Erfassung Anlagenzugänge und Hinterlegung Nutzungsdauer
  • Kontrolle Erfassung geleisteter Anzahlungen und Kontrolle Fertigstellung und Inbetriebnahme
  • Kontrolle Vermögenswerte, die NICHT mehr in Verwendung sind à ausscheiden
  • Kontrolle, ob alle Vermögensveräußerungen (z. B. Maschinen, Grundstücke) als Abgang erfasst sind
  • Kontrolle auf Plausibilität und Vergabe Projektcodes
  • Kontrolle der Abschreibungsvorschau zur Verbuchung auf dem entsprechenden Haushaltskonten mit Vermögensverzeichnis
  • Bericht über mehrjährige Investitionstätigkeiten (Beilage 2b)
  • Kontrolle Beteiligungen und Neubewertungsrücklage (ev. Ab-/Aufwertung notwendig)
  • Kontrolle Investitionszuschüsse – vollständig und plausibel erfasst?
  • Kontrolle, ob der Investitionszuschuss und die Abschreibung beim gegenständlichen Wirtschaftsgut zum gleichen Zeitpunkt (in der Zukunft) den Wert von 0,00 Euro erreichen.
• Vorräte – Inventur durchführen, wenn der Wert zum Stichtag größer als 5.000 Euro ist
• Kontrolle der angelegten Kunden und Lieferanten auf möglicherweise falsch eingestellten Stammdaten (z. B ausländischer Lieferant ist als inländischer Lieferant angelegt)
• Abstimmung der offenen Posten der Kundenforderung und/oder Lieferantenverbindlichkeiten zu den schließlichen Resten auf den dazugehörigen Haushaltskonten
• Kontrolle dubioser, nicht einforderbare Forderungen – eventuell Abschreibung bzw. Abwertung notwendig? ACHTUNG: Für die Ausbuchung der nicht einbringbaren Forderungen ist ein Gemeinderatsbeschluss notwendig!
• Abgleich Bank und Kassastände mit Auszug Bankkonten und Kassabuch zum 31.12.2021
• Berechnung Rückstellungen Personal (ua. Jubiläumsgelder, Abfertigung für Mitarbeiter, welche vor dem 1.1.2003 bei der Gemeinde zu arbeiten begonnen haben) zum 31.12.2021 und Anpassung Werte im Rechenwerk
• Abgleich Darlehensverbindlichkeiten (Schuldendienst) mit Kontoauszügen zum 31.12.2021
• Kontrolle, ob Deckung von zahlungswirksamen Rücklagen mit Zahlungsmittelreserven vorhanden
• Aktive und passive Rechnungsabgrenzung – Kontrolle, ob Zahlungen das Jahr 2022 betreffen; wenn ja: Abgrenzung ab einem Wert von 10.000 Euro je Geschäftsfall

Erstellung Steuererklärungen

Die Erstellung der Steuererklärungen erfolgt in der Regel nach Erstellung des Rechnungsabschlusses. Diese kann, wohl abhängig von der Gemeindegröße und Arbeitsauslastung, jedoch auch parallel zur Erstellung des Rechnungsabschlusses erfolgen.

Wie viele unterschiedliche Steuererklärungen von der Gemeinde zu erstellen und an das Finanzamt abzugeben sind, hängt von den Tätigkeiten der Gemeinde ab. Die Umsatzsteuererklärung ist aber in der Regel von jeder Gemeinde bis spätestens 30.6. des Folgejahres über FinanzOnline abzugeben (mit Quotenvollmacht des zuständigen Steuerberaters verlängert sich die Frist bis zum 31.3. des zweitfolgenden Jahres).

Umsatzsteuer

• Kontrolle und Geltendmachung bzw. Korrektur der VSt-Schlüssel für Bauhof, allgemeine Verwaltung sowie gemischt genutzte Wirtschaftsgüter und Gebäude
• Durchsicht richtige Hinterlegung der Steuersätze bzw. Steuerschlüssel
• Kontrolle BgA gemäß §2 Abs. 1 KStG, ob Voraussetzungen für das Bestehen gem. § 2 Abs. 3 UStG noch bzw. erstmalig erfüllt werden
• Kontrolle richtige Verbuchung der Aufwendungen von Straßenarbeiten bei Bautätigkeiten im Zusammenhang mit Projekten zur Abwasserbeseitigung und Wasserversorgung
• Kontrolle, ob der Verkauf von Wirtschaftsgütern richtigerweise mit oder ohne Umsatzsteuer erfolgt ist.
• Kontrolle, ob Vorsteuerberichtigungen gemäß § 12 Abs. 10 UStG notwendig sind (z. B. unterjähriger Mieterwechsel in einem vermieteten Geschäftslokal)
• Kontrolle igErwerb auf richtige Verbuchung
• Kontrolle revCharge auf die richtige Verbuchung
• Abstimmung Jahressteuererklärung mit gemeldeten UVA

ImmoESt

• Kontrolle, ob alle Verkäufe und Grundstückstäusche von Notaren beim Finanzamt Österreich mittels Selbstberechnung gemeldet oder angemeldet wurden
• Kontrolle, ob ein Verkauf oder Tausch von Kleinstflächen, welche eventuell gem. GrEStG von der Grunderwerbsteuer befreit sind, in lfd. Jahr stattgefunden hat
• Abgleich bezahlte ImmoESt mit Finanzamtskonto
• Abgänge Grundstücke in Vermögensnachweis erfasst? (siehe Punkt A.2.)

​​​​​​​​​​​​​​Kraftfahrzeugsteuer

• Kontrolle, ob Fahrzeuge, welche ein Gesamtgewicht von mehr als 3,5 Tonnen haben, sich im Eigentum der Gemeinde befinden
• Kontrolle der Nutzung und eine mögliche Befreiung dieser Fahrzeuge (z. B. Traktor wird nur im Gemeindewald gefahren und nie auf öffentlichen Straßen)
• Abgleich bezahlte Kraftfahrzeugsteuer mit Finanzamtskonto

​​​​​​​​​​​​​​Werbeabgabe

• Kontrolle, ob im abgelaufenen Kalenderjahr Werbeleistungen (unter anderem Inserateneinschaltungen in Gemeindezeitungen) erbracht wurden
• Kontrolle der Summe aller von der Gemeinde vereinnahmten Entgelte für Werbeleistungen: Überschreitet der Jahresbetrag 10.000 Euro ist die Werbeabgabe fällig und Erklärungspflicht gegeben
• Abgleich bezahlter Werbeabgabe mit Finanzamtskonto

​​​​​​​Körperschaftssteuererklärung für BgA gemäß § 2 Abs. 1 KStG

• Kontrolle auf Bestehen eines Betriebs gewerblicher Art (BgA): Kriterien gemäß § 2 Abs. 1 KStG
• Abstimmung, ob Umsätze der letzten beiden Jahre jeweils über 700.000 Euro sind
• Wenn die Umsätze 700.000 überschreiten:
  • Kontrolle steuerliche Registrierung
  • Erstellung Jahresabschluss gemäß § 5 Abs. 1 EStG und Steuererklärung
• Wenn die Umsätze 700.000 unterschreiten:
  • Kontrolle, ob freiwillige Steuererklärung inkl. Jahresabschluss gemäß § 4 Abs. 1 oder § 4 Abs. 3 EStG abgeben wird oder Gewinne erzielt werden
  • Wenn ja, Erstellung Jahresabschluss und Steuererklärung

Hinweis

Es ist darauf hinzuweisen, dass es sich hierbei lediglich um einen Auszug der möglichen Arbeiten handelt. Der tatsächliche Umfang der notwendigen Arbeiten bei der Erstellung des Rechnungsabschlusses und der Steuererklärungen hängt von der einzelnen Gemeinde und deren Tätigkeitsfelder ab.

-U. STINGL-LÖSCH