Flaurling, eine kleine Gemeinde mit ca. 1.300 Einwohnern im Nahbereich der Tiroler Landeshauptstadt Innsbruck, hat alle Bauakten seit dem Jahr 1930 erfolgreich digitalisieren lassen. Die Planunterlagen in digitaler Form erleichtern die Arbeit enorm.

Jede Bautätigkeit bringt die Notwendigkeit mit sich, alte Dokumente auszuheben und/oder neue Dokumente abzulegen. Die zunehmende Reglementierung erhöht den Platzbedarf in der Archivierung und erfordert ein klares Ordnungssystem. Die Idee der Datendigitalisierung geisterte daher schon länger im Gemeindeamt Flaurling umher. Den endgültigen Ausschlag gab dann die Übersiedlung des Gemeindeamtes in ein neues Gebäude.

Die Verfügbarkeit von Informationen wird für Gemeinden immer wichtiger. Bei den Bauakten handelt es sich um Unterlagen zu Bauprojekten im gesamten Gemeindegebiet. Die ältesten Unterlagen stammen aus dem Jahr 1930.

Die Informationen aus den Bauakten und deren rasche Verfügbarkeit sind für die Gemeinde überaus wichtig. „Die Planunterlagen in digitaler Form erleichtern die Arbeit enorm.“

Die Umsetzung der Datendigitalisierung

REISSWOLF Österreich lieferte Archivkartons für die physischen Bauakten, welche in Folge in vereinbarten Chargen zur Datendigitalisierung abgeholt wurden. Für die Abwicklung wurde vorab ein genauer Terminplan vereinbart, der exakt eingehalten werden konnte.

Insgesamt galt es 363 Stück Bauakten mit über 30.000 Seiten an Dokumenten sowie 1350 Plänen zu digitalisieren. Die Akten und Pläne lagen in verschiedenen Formaten von DIN A5 bis DIN A0 vor. Die Dokumente wurden mit modernsten Hochleistungsscannern und speziell für Großformate geeigneten Scannern digital erfasst. Eine große Herausforderung bestand in der unterschiedlichen Qualität der Originale, die aber während des Scanvorgangs meist verbessert werden konnte.

Anschließend brachte REISSWOLF Österreich die physischen Unterlagen in einem Sicherheitstransport zur Gemeinde zurück. Die gescannten Daten wurden über die KUFGEM, ein Unternehmen welches IT-Services für Kommunen anbietet, in die bestehenden elektronischen Bauakten eingespielt. Damit war sichergestellt, dass die Bediensteten der Gemeinde Flaurling sicheren Zugriff auf die digitalisierten Akten haben.

Die Vorteile der Datendigitalisierung

Alle gescannten Dokumente werden als PDF abgespeichert und verfügen über die Möglichkeit einer automatischen Texterkennung, welche eine vereinfachte Suche nach Dokumenten und Stichworten möglich macht. So können selbst alte Akten einfach wiedergefunden werden und langes Suchen entfällt.

Zudem konnte durch die Datendigitalisierung der Baupläne die Handhabung von unterschiedlichsten Formaten vereinfacht und die Bildqualität der Pläne verbessert werden.

Nunmehr liegen die Bauakten digital vor, wodurch ein sofortiger Zugriff, auch von mehreren Nutzern zeitgleich von verschiedenen Orten, gewährleistet ist.

Dies sagt die Gemeinde

„Das Projekt Datendigitalisierung der vorhandenen Bauakten lief vom ersten Gespräch bis zur Retournierung nach dem Scan ausgezeichnet. Die REISSWOLF Österreich Mitarbeiter standen bei Bedarf mit Rat und Tat zur Verfügung, die Vereinbarungen wurden immer eingehalten. Wir haben uns bereits viel Sucharbeit erspart, um unseren Bürgern ein rasches und effizientes Service bieten können. Unserer weiteren Zusammenarbeit mit der Firma REISSWOLF sehen wir mit Freude entgegen“, meint Amtsleiter Josef Gruber. Über die Gemeinde Flaurling

Flaurling ist ein Dorf mit ca. 1300 Einwohnern im Nahbereich der Tiroler Landeshauptstadt Innsbruck, das seinen ländlichen Charakter bewahrt hat. Sehenswert ist der historische Ortskern mit einigen denkmalgeschützten Gebäuden. Ein besonderes Juwel ist der Ris-Gebäudekomplex bestehend aus dem einstigen Jagdschloss Kaiser Maximilians, dem barocken Risgarten, der ursprünglich barocken und im neugotischen Stil restaurierten Kapelle sowie dem Ansitz Risenegg.

Die einheimische Bevölkerung und die zunehmende Zahl an zugezogenen Familien schätzen die Vorzüge einer Dorfgemeinschaft verbunden mit der guten öffentlichen Anbindung an lokale wirtschaftliche Zentren. Die Gemeinde Flaurling nimmt die mit dieser Entwicklung verbundenen Herausforderungen im gesellschaftlichen, infrastrukturellen und digitalen Bereich gerne an.

– I.WEIPPL (Quelle: REISSWOLF, Entgeltliche Einschaltung)