Wichtige Dokumente werden in Gemeindeämtern selbst nach Jahren wieder benötigt. Egal, ob Bauakten oder vertragliche Dokumente: Viele Unterlagen müssen aufbewahrt werden. Damit diese essentiellen Dokumente in Papierform wieder gefunden werden können, ist oft mühsames Suchen angesagt. Viele Gründe sprechen also dafür, wichtige Dokumente zu scannen und archivieren zu lassen. Wie Sie dies am einfachsten bewerkstelligen, erfahren Sie hier.

5 gute Gründe – Dokumente scannen und archivieren:

Große Zeitersparnis
Mühsames Bearbeiten der Ordner, das Suchen nach Informationen sowie der stetig steigende Platzbedarf kostet Mitarbeitern wertvolle Zeit. Vor allem das Auffinden von Informationen, welche Jahre zurück liegen, gestaltet sich sehr schwierig. Eine Digitalisierung macht das Arbeiten dagegen wesentlich einfacher.

Einfache Suche
Alle digitalisierten Dokumente werden als PDF abgespeichert und können mittels automatischer Texterkennung durchsucht werden. Diese schnelle und einfache Suche erleichtert den Arbeitsalltag enorm.

Sichere Speicherung
Viele Dokumente werden nicht immer optimal gelagert. So können Unterlagen, die z.B. in der Garage oder im Keller gelagert werden, durch Feuchtigkeit und Schimmel stark beschädigt werden. Wenn Sie Ihre Daten digitalisieren lassen, können Sie dies ganz einfach vermeiden.

Verbesserte Bildqualität
Gerade bei älteren Dokumenten kann es durch jahrelange Lagerung zu einer Reduzierung der Bildqualität kommen. Durch das Scannen mit Hochleistungsscannern kann diese Qualität wieder hergestellt bzw. optimiert werden.

Platzersparnis
Doch nicht nur der Zeitfaktor ist relevant. Steigende Mieten machen Lagerplatz zunehmend kostbar. Durch das Scannen und Archivieren Ihrer Dokumente gewinnen Sie Platz und können diesen sinnvoll anderweitig nutzen.

Dokumente digitalisieren lassen – der 1. Schritt:

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Dokumente scannen und archivieren zu lassen, dann ist mit REISSWOLF Österreich nur ein Schritt notwendig. Wählen Sie all jene Dokumente aus, die Sie zukünftig in digitaler Form weiterverwenden möchten und rufen Sie uns an +43 1 8902130 21 oder kontaktieren Sie uns über das unten angegebene Kontaktformular.

Nähere Infos finden Sie hier: https://www.reisswolf.at/leistungen/digitalisierung/digitalisierung-in-gemeinden/

– I.WEIPPL (Quelle: REISSWOLF, Entgeltliche Einschaltung)