Die Marktgemeinde Leiben hat ihre gesamten Bauakten digitalisieren lassen. Warum dafür das Service von REISSWOLF genutzt wurde, erklärt Amtsleiterin Sonja Kernstock.
Welche Vorteile erhoffen Sie sich mit dem Projekt für die Gemeindearbeit und welche Vorteile haben sich bisher schon ergeben?
Bei der laufenden Arbeit kann jetzt auf die digitalen Daten zugegriffen werden. Das erleichtert den Alltag. Derzeit wird viel Zeit für die Digitalisierung in verschiedenen Bereichen, wie z.B. die Erstellung eines Kanal- und Wasserleitungskataster investiert. Ebenso ist geplant, z.B. Protokollbücher aus dem historischen Archiv zu digitalisieren. Es werden viele Bereiche aufgearbeitet und weiter aufgebaut, um vor allem für die Zukunft ein umfangreiches, eben auch digitales Archiv erstellen zu können. Wie in vielen Bereichen in der Administration ist digitale Zustellung und Abwicklung von Prozessen jetzt schon ein fixer Bestandteil. Auch haben uns die letzten Jahre gezeigt, dass der Zugriff auf digitalisierte Akten für die Arbeit im Homeoffice von großem Vorteil waren. Dies trifft auch bei Verhandlungen zu, die nicht im Amt stattfinden.
Wie war die persönliche Betreuung während des gesamten Prozesses?
Sehr zufriedenstellend. Im Vorfeld wurde alles besprochen, wie etwa die Vorsortierung der Akte für die Digitalisierung erfolgen soll. Die Abholung und Lieferung erfolgte durch die Fa. REISSWOLF. In der Zeit, in der die Akten außer Haus waren, war es kein Problem auf Anforderung einzelne benötigte Bauakte zu erhalten.
Was können Sie nun aus der Praxiserfahrung sagen: Wurde Ihr Arbeitsalltag durch die Umsetzung des Projektes mit REISSWOLF erleichtert/effizienter?
Natürlich merkt man schon nach kurzer Zeit, dass die Arbeit leichter wird. Nur als Beispiel: bei Anfragen zu Plankopien ist es nun viel einfacher, auf einen digitalen Plan zurückgreifen zu können und nicht mühsam einzelne Kopien anzufertigen.
Können Sie anderen Gemeinden eine Empfehlung geben? Wenn Ja welche?
Natürlich ist die Digitalisierung mit Arbeitsaufwand verbunden. Es muss vorsortiert und danach wieder nachgearbeitet werden. Man kann, bzw. muss vor allem in kleinen Gemeinden die Arbeit auf längere Zeit aufteilen, da die Personalressourcen nicht da sind, um einen Mitarbeiter über längere Zeit dafür abzustellen. Aber insgesamt gesehen, ist das eine zeitmäßige und finanzielle Investition für die Zukunft. Ein für mich ganz wichtiger Punkt ist auch, dass die Daten digital gesichert sind!
– I.WEIPPL (Quelle: REISSWOLF, Entgeltliche Einschaltung)
