In jeder Gemeinde werden wertvolle „Schätze“ bewahrt, angefangen bei den aktuellen Gemeinderatsprotokollbüchern bis hin zu traditionellen Aufzeichnungen. Zusätzlich dazu auch historische Bücher, spezifische Sonderdrucke zu verschiedenen Themen sowie lokale Gästebücher. Die Herausforderung besteht darin, diese Dokumente vor Vergilbung, Brand oder Verlust zu schützen.
REISSWOLF Österreich hat dafür eine einfache, schnelle und kostengünstige Lösung: das Buchscanning. Lassen Sie Ihre Gemeinderatsprotokollbücher oder andere Buchunterlagen digitalisieren und bewahren Sie diese zukünftig digital auf.
Die Vorteile von digitalen Gemeinderatsprotokollbüchern für Ihre Gemeinde:
Was hat der Bürgermeister oder die Bürgermeisterin in der Sitzung vor 3 Monaten zu Thema X gesagt? Kein Problem mit der Suchfunktion in Ihren digitalen Protokollen:
- Ihre Gemeinderatsprotokollbücher oder andere Buchsorten werden in digitaler Form langfristig gesichert.
- Die Informationen des Papieroriginals, einschließlich Farbe und Textmarkierungen, bleiben erhalten.
- Falls möglich, erfolgt eine Verbesserung der Qualität der Dokumente während des Scans.
- Durch den Einsatz von OCR-Verfahren können Sie die digitale Buch- oder Protokoll-Datei nach Text (Wort, Buchstabe, usw.) durchsuchen (Ausnahme: handschriftliche Dokumente).
- Jedes Protokoll (und auf Anfrage auch jedes Buch) wird separat als PDF abgespeichert. Dies ermöglicht ein schnelles und unkompliziertes Nachlesen von Inhalten, selbst von sehr alten Sitzungen.
- Die Verwaltung Ihres Bestands an Büchern und Protokollen wird durch die Digitalisierung vereinfacht und somit die Auffindbarkeit erleichtert.
- Auf Wunsch digitalisiert und bindet REISSWOLF auch lose Drucksorten für Sie.
- Sie profitieren vom umfassenden Service des österreichischen Digitalisierungs-Profis REISSWOLF.
Wie erfolgt die Digitalisierung von Gemeinderatsprotokollbüchern mit REISSWOLF?
REISSWOLF übernimmt sämtliche Schritte des Digitalisierungsprozesses für Sie, angefangen von der Abholung Ihrer Gemeinderatsprotokollbücher oder anderer Drucksorten bis hin zur digitalen Ablage.
In einem ersten Schritt wird der konkrete Bedarf gemeinsam mit Ihnen ermittelt. Welche Anzahl an Gemeinderatsprotokollbüchern möchten Sie digitalisieren? Wie viele Seiten haben diese und welche Maße weisen Bücher auf?
Nach Klärung aller organisatorischen Fragen wird ein Abholtermin mit Ihnen vereinbart, wobei Service- und Termintreue selbstverständlich sind.
Die Mitarbeiter:innen von REISSWOLF besuchen Ihre Gemeinde, holen die gewünschten Unterlagen ab und transportieren diese sicher mit einem Kleinbus oder LKW zum REISSWOLF Standort in Leobendorf. Dort empfängt sie das professionelle Digitalisierungsteam, das jeden Abhol- und Übergabeschritt dokumentiert.
Durch einen speziellen Buchscanner erfolgt eine präzise und materialschonende Digitalisierung Ihrer Bücher. Sogar ungebundene Protokolle oder Akten können mittels Hochleistungsscanner eingelesen werden. REISSWOLF garantiert einen äußerst sorgsamen Umgang mit Ihren Dokumenten, insbesondere bei historischen Büchern.
Nach Abschluss der Digitalisierung werden Ihre Gemeinderatsprotokollbücher als Dateien an Ihrem gewünschten Ablageort gespeichert. Sie können diese bequem per Mausklick übernehmen, beispielsweise über ein externes Speichermedium wie eine Festplatte. Die physischen Bücher und Protokolle werden selbstverständlich wieder in Ihr Gemeindeamt zurückgebracht.
– I.WEIPPL (Quelle: REISSWOLF, Entgeltliche Einschaltung)
