In unserer heutigen digitalen Welt ist Effizienz am Arbeitsplatz sehr wichtig. Eine der besten Methoden, um die Effizienz zu steigern, ist die Digitalisierung von Dokumenten.

Sie sind noch nicht überzeugt? Hier sind 5 gute Gründe, warum auch Ihre Gemeinde wichtige Dokumente digitalisieren lassen sollte.

1. Zeitersparnis

Das mühsame Durcharbeiten von Ordnern und das Suchen nach spezifischen Informationen kostet Ihre Mitarbeiter:innen wertvolle Zeit. Besonders bei älteren Dokumenten, die Jahre zurückliegen, gestaltet sich die Suche oft zeitaufwendig. Durch die Digitalisierung werden diese Prozesse erheblich vereinfacht und beschleunigt.

2. Suchen leicht gemacht

Digitalisierte Dokumente werden als PDF-Datei gespeichert und sind durch die automatische Texterkennung (OCR) durchsuchbar. Dies ermöglicht eine schnelle und einfache Suche nach spezifischen Inhalten. Anstatt Stunden mit dem Durchblättern von Papierdokumenten zu verbringen, finden Ihre Mitarbeiter:innen die benötigten Informationen mit wenigen Klicks.

3. Sichere Aufbewahrung

Die unsachgemäße Lagerung von Papierdokumenten kann zu irreparablen Schäden, wie z.B. Feuchtigkeit und Schimmel, führen. Durch das Scannen und digitale Archivieren Ihrer Dokumente können solche Risiken vermieden und diese vor physischen Schäden und Verlust geschützt werden.

4. Optimierte Bildqualität

Bei älteren Dokumenten kann es mit der Zeit zu Qualitätsverlusten kommen. Mit modernen Hochleistungsscannern lassen sich diese Dokumente scannen und ihre Bildqualität deutlich verbessern. So können verblasste Texte und Bilder wieder lesbar gemacht und optimiert werden.

5. Mehr Platz

Neben der Zeitersparnis ist auch der ressourcenschonende Umgang mit Lagerplatz ein wichtiger Grund für die Digitalisierung Ihrer Dokumente. Denn Büro- und Lagerflächen sind teuer und sollten optimal genutzt werden. Das Scannen und digitale Archivieren Ihrer Dokumente hilft Ihnen dabei, Kosten zu sparen und Ihre Räumlichkeiten effizienter zu nutzen.